4.1. Ao aderir ao Programa, será nomeada uma pessoa responsável pela gestão da Conta da Empresa. Essa pessoa será o principal contato com a TAP Air Portugal para a gestão diária das viagens da Empresa, doravante denominada "Representante". O Representante deve ser um Colaborador da Empresa. Os endereços de e-mail e números de telefone fornecidos também devem pertencer à Empresa. Os endereços de e-mail em questão devem ter o mesmo domínio, ou seja, o domínio do e-mail da empresa deve coincidir com o domínio do e-mail do Representante.
4.2. No momento da adesão, a Empresa disponibiliza os Dados Pessoais do Representante à TAP Air Portugal, assegurando que obteve o consentimento para tal finalidade. Além disso, a Empresa garante que informou o Representante sobre como a TAP Air Portugal processará os dados pessoais, conforme descrito na cláusula 5.
4.3. O Representante assume a função de Administrador do Grupo. Ao cadastrar uma Empresa, deve ser informado o nome do grupo ao qual ela pertence, assim novas Empresas integrantes do mesmo grupo empresarial podem ser associadas automaticamente.
4.4. O Representante poderá criar usuários com nível igual ao seu ("Administrador do Grupo") ou inferior ("Administrador da Empresa") para acessar a conta do grupo ou da Empresa. Nessa situação, a Empresa assegura que obteve o consentimento dos Usuários para o compartilhamento de seus dados pessoais, tendo-lhes fornecido as informações previstas na cláusula 5.
4.5. Em casos excepcionais, e mediante apresentação da certidão simplificada da Empresa e cópia do Cartão CNPJ, a Empresa poderá solicitar, por e-mail, a alteração dos dados relativos ao Representante.
4.6. O Representante da Empresa é responsável por notificar a TAP Air Portugal, assim que possível, via e-mail, sobre alterações relevantes, inclusive no nome da Empresa.
4.7. O Representante e os demais Administradores do Grupo poderão receber, mediante consentimento, comunicações sobre o Programa, promoções ou a Newsletter de Pequenas e Médias Empresas. Eles poderão se opor a isso a qualquer momento, conforme os termos descritos na cláusula 5.4.
4.8. O Representante e os demais Administradores do Grupo devem cadastrar os Colaboradores que podem acumular saldo em benefício da Empresa. Ao cadastrá-los, o domínio do e-mail deve coincidir com o domínio da Empresa.
4.9. É responsabilidade do Representante assegurar que cada Colaborador autorize o processamento dos seus dados pessoais pela TAP Air Portugal, necessários para a execução do Programa, fornecendo-lhes as informações previstas na cláusula 5.
4.10. Ao entrar em contato com a linha de suporte do Programa para atualizar dados ou reservar novas passagens ou serviços da TAP, o Representante e os demais Administradores do Grupo ou Empresa deverão responder a perguntas relacionadas a alguns campos de validação. As informações solicitadas referem-se ao código CI, e-mail e nome do Representante e ao NIF da Empresa.